Comisia SCIM – norme metodologice 2019

Comisia SCIM – norme metodologice 2019

În data de 18 octombrie 2019 au intrat în vigoare NORMELE METODOLOGICE privind coordonarea şi supravegherea prin misiuni de îndrumare metodologică a stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice (Ordinul 1054/2019)

Normele stabilesc cadrul metodologic privind coordonarea şi supravegherea prin misiuni de îndrumare metodologică a stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice, în conformitate cu Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018.

2 chestiuni importante vă prezentăm din aceste norme:

Etapele procesului de implementare și dezvoltare
Principalele repere ale activităţii de evaluare externă/îndrumare metodologică/audit a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial

1. Etapele procesului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial în cadrul entităţilor publice:

1.1) stabilirea obiectivelor generale ale entităţii publice, precum şi a celor specifice ale compartimentelor de la primul nivel de conducere prin elaborarea documentelor de management organizaţional, planificare strategică instituţională sau a oricărui alt document de management care să includă obiective generale şi specifice;

1.2) stabilirea activităţilor şi procedurilor – după etapa de stabilire a obiectivelor generale de către conducerea entităţii publice şi a celor specifice de către conducătorii compartimentelor de la primul nivel de conducere, aceştia din urmă vor identifica activităţile ce conduc la îndeplinirea obiectivelor specifice.

1.3) identificarea şi gestionarea riscurilor în vederea eliminării sau diminuării probabilităţii de apariţie a riscului şi impactului acestuia asupra realizării obiectivelor.

Managementul riscurilor presupune elaborarea următoarelor documente, după caz:

a)formularul de alertă la risc şi formularul de urmărire a riscului (opţional);

b)registrul de riscuri pentru compartimentele de la primul nivel de conducere;

c)registrul de riscuri la nivelul entităţii publice;

d)profilul de risc şi limita de toleranţă la risc;

e)raportul anual al conducătorilor compartimentelor de la primul nivel de conducere privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor;

f)planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative;

g)informarea către conducătorul entităţii publice privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii publice;

1.4) Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, care se actualizează de Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare;

Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial conţine în mod obligatoriu următoarele:

a)obiectivul entităţii în domeniul controlului intern managerial – în funcţie de stadiul implementării sau dezvoltării acestuia;

b)pentru fiecare standard de control intern managerial se stabilesc activităţi, responsabili şi termene, precum şi alte elemente relevante care ajută la implementarea cerinţelor generale precizate de standardele de control intern.

1.5) managementul documentelor (interne şi externe), proces care constă în principal în intrarea şi înregistrarea documentelor, analiza şi distribuirea acestora, prelucrarea, elaborarea răspunsurilor, revizuirea acestora, avizarea, aprobarea, ieşirea documentelor, distribuirea la destinatarul final şi arhivarea.

În acest sens se creează un control integrat asupra ciclului de viaţă al documentelor, precum şi o accesibilitate uşoară la acestea pentru conducere şi angajaţii entităţii publice;

16) stabilirea sistemului de monitorizare a desfăşurării activităţilor.

În vederea stabilirii îndeplinirii obiectivelor şi a modului de realizare a acestora sunt necesare o monitorizare a desfăşurării activităţilor în ansamblul lor şi o evaluare a gradului de realizare a obiectivelor pe baza unor indicatori de performanţă, prin compararea rezultatului-ţintă aşteptat cu valoarea efectivă a acestuia obţinută în momentul evaluării;

1.7) autoevaluarea realizării obiectivelor – sistemul de monitorizare a desfăşurării activităţilor, stabilit la începutul fiecărui an la nivelul fiecărui compartiment de la primul nivel de conducere, având declarate obiectivele specifice, activităţile, rezultatele aşteptate, inclusiv indicatorii de performanţă, se aplică pentru evaluarea rezultatelor obţinute, respectiv a indicatorilor de performanţă stabiliţi ca ţinte de realizat, pe o perioadă determinată;

1.8) elaborarea programului de pregătire profesională pentru implementarea sistemului de control intern managerial – acţiunile de formare şi perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele cu funcţii de execuţie.

2. Principalele repere ale activităţii de evaluare externă/îndrumare metodologică/audit a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial:

2.1.Modul de organizare şi funcţionare a Comisiei de monitorizare urmăreşte:

– emiterea deciziei de constituire a Comisiei de monitorizare şi actualizarea acesteia;

– componenţa Comisiei de monitorizare;

– elaborarea programului de dezvoltare şi urmărirea îndeplinirii şi actualizării acestuia;

– etapele aferente implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial;

– dosarul cu minutele şedinţelor Comisiei de monitorizare, cu deciziile şi hotărârile acesteia şi modalitatea de funcţionare a Comisiei de monitorizare;

– informarea privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii publice, pe baza rapoartelor anuale de la nivelul compartimentelor de la primul nivel de conducere, elaborată de către Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare;

– pregătirea profesională în domeniul sistemului de control intern managerial a personalului de conducere şi de execuţie.

2.2.Procesul de management al riscurilor la nivelul entităţii publice urmăreşte:

– desemnarea responsabililor cu riscurile de la nivelul compartimentelor de la primul nivel de conducere şi a atribuţiilor ce le revin;

– elaborarea registrelor de riscuri de la nivelul compartimentelor de la primul nivel de conducere şi actualizarea anuală a acestora;

– stabilirea profilului de risc şi aprobarea limitei de toleranţă la risc de către conducătorul entităţii publice, după caz;

– elaborarea registrului riscurilor de la nivelul entităţii publice, prin centralizarea riscurilor semnificative de la nivelul compartimentelor de la primul nivel de conducere, de către Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare şi actualizarea anuală a acestuia;

– elaborarea raportului anual al conducătorilor compartimentelor de la primul nivel de conducere privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor;

– monitorizarea implementării măsurilor de control pe baza planului de implementare a măsurilor de control elaborat de Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare;

– informarea către conducătorul entităţii publice privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor.

2.3.Gradul de realizare a procedurilor documentate urmăreşte:

– stabilirea activităţilor şi a procedurilor aferente necesare unei bune funcţionări a entităţii publice;

– evidenţa procedurilor de sistem şi operaţionale ţinută la nivelul Secretariatului tehnic al Comisiei de monitorizare;

– elaborarea şi actualizarea procedurii de sistem privind “Elaborarea procedurilor”;

– respectarea structurii minimale şi a cerinţelor generale prevăzute de Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice (prin sondaj);

– modalitatea de elaborare a procedurilor documentate aprobate din punctul de vedere al gradului de cuprindere a tuturor componentelor cadrului de reglementare a domeniului procedurat, a detalierii activităţilor şi acţiunilor pe fluxul proceselor şi implementării activităţilor de control, a responsabilităţilor şi a documentelor în structura acestora (prin sondaj);

– stadiul realizării procedurilor documentate raportat la activităţile procedurale, a reviziilor şi actualizărilor acestora.

2.4. Raportările anuale privind sistemul de control intern managerial urmăresc:

– gradul de cuprindere a compartimentelor şi a entităţilor publice subordonate/în coordonare/sub autoritate în documentele elaborate şi transmise la Secretariatul General al Guvernului;

– documentele justificative aferente raportărilor anuale ale entităţii publice

Pentru a afla informații clare, structurate și actualizate, vă aşteptăm la cursurile de SCIM din toată țara, unde o să întocmim împreună documentele comisiei 📑✏, stabilim concret responsabilitățile acestei comisii, ce verifică ARACIP-ul/Curtea de Conturi, discutăm clar, pe exemple şi modele de bună practică. ✅✅✅

Detalii complete și lista locațiilor programate pentru perioada următoare o aici: